E-riik: mis vahe on saatmisel, saatmisel e-postiga ja jagamisel?

Võin oma kogemuse põhjal kinnitada, et kodanikuportaali eesti.ee alajaotus Minu asjad / Minu dokumendid üldjoontes töötab nii, nagu peaks. Nii õnnestus mul saata oma dokumendikeskkonnast üks kultuuritoetuse kasutamise aruanne otse Rakvere Linnavalitsuse dokumendihaldussüsteemi (nemad kasutavad Postipoissi), koormamata selleks kellegi e-postkasti. Sinna jõudis see dokumendivahetuskeskuse (DVK) kaudu (mis asi see on, selle kohta peaks materjale küllalt leiduma).

Tõsi, mitte päris probleemitult. Millegipärast nägid linnavalitsuse ametnikud seda oma Postipoisis pealkirjaga “dvk-136519.xml: ei leia dokumendi liiki (Avaldus / Taotlus)” ja pidid pealkirja ise käsitsi õigeks muutma (dokumendi liigiks on Rakvere LV-s pandud “Kiri”). Nähtavasti on portaali tegemisel eeldatud, et kodaniku saadetav dokument PEAB juba saatmisel olema liigitatud ning et kodanik ei saadagi asutustele muud liiki dokumente kui “Avaldus / Taotlus”. Teine küsimus on muidugi, miks pidi see veateade asendama dokumendi õiget pealkirja. Vastust otsitakse. Rakvere linnaametnikud koos Microlinki rahvaga püüab jõuda selgusele, kus on viga, kas viga on Postipoisis või DVK-s / eesti.ee –s ning leida lahendust (kui see juba leitud pole).



Eeltoodu on siiski väike mure. Tänu oma kasutajakogemustele oskasin loogiliselt mõeldes aimata, mismoodi peaksin toimima selleks, et aruanne linnavalitsusse jõuaks. Aga kuidas tuleks toime inimene, kes püüab esimest korda elus oma dokumendikeskkonnas toimetada ega oska vormivälja ühesõnalisest sildist välja lugeda funktsiooni, mis selle taga peitub ning ei  julge katsetada?

Abiinfo, vähemalt sellist pealkirja kandev alajaotus on olemas. Loeme, milliseid võimalusi kätkeb endas menüü “Minu asjad”. Selle all on kirjas:

“Minu dokumendid - teenus, mille abil saab riigiportaalis luua ja allkirjastada dokumente. Samuti on võimalik jagada dokumente teistele allkirjastamiseks, saata otse vajaliku asutuse dokumendihaldussüsteemi ning saata ametliku e-posti vahendusel.”

Väga tore, kuid kahjuks oleme dokumendi vormiga töötades sama targad.



Oletame, et dokument on loodud ja kõik vajalikud failid lisatud. Paneme allkirja. Tehtud. Aga edasi? Näeme muu hulgas järgmisi vormielemente:
1) Saajad:
2) Saada e-postiga
3) Jaga

Kasutajal tekib küsimus: mis vahe neil on? On vaja, et dokument jõuaks asutusse. Kas saajate lisamine on eeltoiming e-postiga saatmisele – lisan saajad ja siis vajutan nupule “Saada e-postiga”? Alles töö käigus saab ta teada, et saaja ja e-posti aadress on eri asjad. Hüva. Vaatab siis abiinfost järele ja saab teada, mida teenus Minu dokumendid võimaldab.





Oot-oot – aga siin pole ju öeldud, mida see kõik tähendab ja KUIDAS seda kõike teha! Kus see DVK kaudu saatmine käib? Ja mis vahe on saatmisel teistele kasutajatele ja jagamisel kasutajate vahel? Siiski – teises abitekstis oli midagi veel kirjas. Teeme selle “Menüü Minu asjad kasutamisest” lahti. Muidugi, meelde tuli! Dokumente jagatakse teistele allkirjastamiseks ja neid võib saata ametliku e-posti vahendusel. Pilt on selgem. Huvitav, miks ei võinud see kõik olla ka Minu dokumentide abitekstis kirjas…

Aga ikkagi - kus see koht on, kus ma saan saata dokumendi otse asutuse dokumendihaldussüsteemi? Teises abitekstis räägitakse saatmisest ja vastuvõtmisest DVK kaudu. Kas see on seesama? Või peetakse silmas saatmist ametliku e-posti kaudu? Või on see kõik peidus nupu “Lisa saajad” all? Ja kui ongi, siis kust ma tean, kas see asutus või firma kasutab dokumendihaldussüsteemi, st kas minu dokument ikka laekub neile DVK kaudu?

Proovime järgi. Vajutame nupule “Lisa saajad”. Meile avaneb väikeses aknas selline vorm:



Nüüd tuleb välja, et saaja(te) lisamiseks tuleb mul kusagilt leida asutus(t)e/firma(de) registrikood(id). Ega ei tule kohe selle peale, et nende leidmiseks on võlusõna “Kontaktid”. Aga oletame, et kasutaja oli nii nutikas. Leidis sobiva koodi. Kopeeris lahtrisse, kirjutas EE ette ja salvestas. Paraku ei ole sellele asutusele võimalik dokumenti niimoodi saata. See selgus alles nüüd (asendasin siin tekstis päris koodi pseudokoodiga):

EE12345678 x
Isik/asutus EE12345678 ei ole teenusega ADIT ("Minu dokumendid") liitunud, kuid võite soovitada tal teenusega liituda aadressil https://www.eesti.ee/est/minu/dokumendid

Palju tänu, nii tore oli selle teadasaamiseks pikki minuteid kulutada ja detektiivi mängida. Vanasti oli dokumenti jagades nii, et kui hakkasid kirjutama isikukoodi või registrikoodi (või asutuse nime), siis tekkis automaatne valikumenüü, kust said õige adressaadi valida. Ju see siis rahvale igav tundus. Ei jääks ju mingit töörõõmu, kui ma ei saaks käsitsi kirjutada või kopeerida registrikoode ja neid komaga eraldada. Ära jääks avastamisrõõm: ennäe, kasutavadki teenust! Inimesed muutuksid vist üldse laisaks, kui neil oleksid suure tekstilahtri asemel ees rippmenüü ja nupp “Lisa järgmine saaja” ning rippmenüü näitaks ainult neid asutusi, kuhu saab läbi DVK dokumente saata?

Nali naljaks, aga kodaniku dokumendivormi täiustamist tuleks tõsiselt kaaluda. Võib ju olla, et disainerite ilumeel ei luba kirjutada vormiväljade juurde selgitavaid tekste (küsimusmärgiga link abitekstini ehk kuidagi läheks läbi) ning pikk sisestusnupp à la “Lisa DVK kaudu saajad” paneks neid nina kirtsutama. Võib ju olla, et keskkonda turundav ametnik oskab kirjutada ilusa üldtutvustuse, nö reklaamteksti, kuid pole proovinudki kasutamisjuhendit koostada… Kas poleks aga õigem ohverdada teatud osa ilust otstarbekuse ja arusaadavuse nimel? Ning luua arusaadavaid kasutusjuhendeid, pannes kokku PR ja IT pead?

P.S Kuidas saadakse või antakse tagasisidet menetlusstaatuse kohta – selle kohta ma hetkel vastust ei saanudki. Kas see toimub ainult “ametlike vormide” osas või peaks ka näiteks Rakvere Linnavalitsuse Postipoiss mulle sellist infot “Minu dokumentidesse” saatma?

____________

Teemaväliselt: kui keegi juhtub Google Chrome’i kasutades kuhugi id-kaardiga sisse logima ja esimese hooga avaneb selline ekraan:



siis ei ole vaja pead kaotada, vaid veidi oodata ja klikata lingile “Taaslaadi see veebileht hiljem”. Miks selline vealeht vahel ilmub, ei ole aimu.